Politique de protection des données à caractère personnel – Privacy policy

(Mise à jour : 18/09/2023)

La protection de vos données à caractère personnel et de votre vie privée est une préoccupation majeure pour O’Naturalis srl, société éditrice du site O’Naturalis, dont l’adresse est onaturalis.bio, et pour ses partenaires. Nous nous engageons à protéger et à traiter vos données à caractère personnel dans le strict respect du Règlement Général européen pour la Protection des Données (règlement 2016/679 du 27 avril 2016, couramment appelé « GDPR » – pour « General Date Protection Regulation » – ou, en français, « RGPD » – pour « Règlement Général sur la Protection des Données ») et de la loi, en toute transparence. Cette déclaration de confidentialité a pour objectif de vous informer de manière complète sur le sujet et explique comment nous collectons, utilisons et conservons vos données à caractère personnel. Les conditions contractuelles applicables entre nous restent inchangées. Nous vous invitons à prendre le temps de lire cette déclaration pour vous familiariser avec nos pratiques en la matière. Le chapitre 6 vous informe sur vos droits (accès, rectification, effacement, opposition, limitation du traitement, etc.) et sur la manière de les exercer.

Article 1. Définitions et portée de la politique de confidentialité

1.1. Réglementation en vigueur

La protection de vos données à caractère personnel est encadrée par le Règlement Général pour la Protection des données (RGPD ou GDPR), numéro 2016/679 du 27 avril 2016, applicable dans tout état membre à partir du 25 mai 2018, et par la loi du 8 décembre 1992 (dite « Loi vie privée ») et ses arrêtés royaux d’exécution. Nous nous engageons à respecter nos obligations ainsi que vos droits lorsque nous sommes amenés à devoir traiter vos données. Nous nous engageons à respecter nos obligations ainsi que vos droits lorsque nous sommes amenés à devoir traiter vos données.

Pour plus d’information sur le sujet, nous vous recommandons le site de l’Autorité de Protection des Données (Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles – +32 (0)2 274 48 00) : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.

1.2. Que signifie « traitement de vos données » et qui en est responsable ?

Une donnée à caractère personnel est toute information permettant de vous identifier directement ou indirectement, en tant que personne physique (ex. : nom, adresse, no de téléphone, adresse e-mail, photographie, date de naissance, etc.).

Un traitement de données à caractère personnel est toute opération ou ensemble d’opérations, effectuée(s) ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquée(s) à des données à caractère personnel.

O’Naturalis srl, ayant son siège social à 4970 Stavelot (Belgique), Haute Levée 19A, est responsable des traitements des données à caractère personnel qu’elle est amenée à effectuer dans le cadre de ses relations contractuelles ou commerciales, avec vous ou ses partenaires.

En conséquence, O’Naturalis srl est votre interlocuteur ainsi que celui des autorités de contrôle (par exemple l’Autorité de Protection des Données – https://www.autoriteprotectiondonnees.be) pour toute question relative à l’utilisation de vos données dans le cadre de nos activités professionnelles.

Pour certains services, nous faisons appel à des partenaires spécialisés qui, selon les cas, agissent comme sous-traitants. Ceux-ci doivent alors suivre nos instructions et respecter le GDPR ainsi que notre politique de protection des données à caractère personnel.

Dans d’autres cas, ces partenaires sont aussi co-responsables du traitement et doivent de leur côté respecter leurs obligations légales en la matière.

Nous nous assurons que nos partenaires ne reçoivent que les données strictement nécessaires pour exécuter leur partie du contrat.

Exemples de partenaires habituels de O’Naturalis srl :

Brevo (https://www.brevo.com ; e-mailing, envoi d’e-mails transactionnels, base de données CRM,…) ;

CBC et autres banques (virements bancaires, opérations financières) ;

MultiSafepay B.V. (https://www.multisafepay.com), Paypal et autres établissements de comptabilisation et de règlement de paiement.

Nous intervenons aussi en qualité de sous-traitant pour d’autres. Dans ce cas, ce sont ces entités qui sont responsables du traitement des données à caractère personnel. Nous suivons alors leurs instructions.

1.3. Qui est concerné ?

Sont concernés par cette politique de protection des données :

tous les clients personnes physiques, actuels ou potentiels de O’Naturalis srl ;
tous les autres intervenants personnes physiques d’une opération avec O’Naturalis srl en qualité de garants ou représentants de nos clients personnes physiques ou morales (par exemple les administrateurs de société, mandataires, représentants légaux, autres personnes de contact).

Les personnes morales ne sont pas concernées par notre politique de protection des données.

Quelles données sont concernées ?

Les données couvertes par cette politique de protection des données sont les données à caractère personnel des personnes physiques, c.-à-d. les données qui permettent directement ou indirectement d’identifier une personne physique.

Dans le cadre de vos interactions avec O’Naturalis srl, nous pouvons être amenés à collecter différentes données à caractère personnel :

données d’identification : vos nom, adresse, date de naissance, photo, numéro de compte, numéro de téléphone, adresse mail, adresse IP [1], …
données transactionnelles : données relatives à vos opérations bancaires en notre faveur, c’est-à-dire les noms et numéros de compte, la communication, et, de façon générale, toutes données d’un versement, d’un virement,… effectués par vous en notre faveur ;
données relatives à vos comportements et habitudes concernant l’utilisation de nos canaux : nos publications, nos sites Internet, nos applications pour tablette et smartphone… ;
données relatives à vos préférences et intérêts, que vous nous communiquez directement ou indirectement, par exemple via participation à nos concours ou événements, vos habitudes de consommation de télévision, vos loisirs,… ;
données provenant de tiers ;
données provenant de vos interactions sur nos pages dédiées sur les médias sociaux.

Conformément à la loi, nous ne traitons pas les données sensibles, à savoir celles qui concernent :

l’origine raciale ou ethnique ;
les opinions politiques ;
la religion ou les croyances ;
l’appartenance syndicale ;
les caractéristiques génétiques ;
la santé ;
la vie sexuelle ;
des condamnations pénales ou des mesures de sûreté connexes ;
les données biométriques.

Article 2. Quand vos données à caractère personnel sont-elles collectées ?

Certaines de vos données peuvent notamment être collectées par O’Naturalis srl :

lorsque vous nous commandez un produit ou un service et, de manière générale, lorsque vous devenez client de O’Naturalis srl ;
lorsque vous vous enregistrez pour utiliser nos services en ligne (à chaque identification ou utilisation) ;
lorsque vous remplissez les formulaires et contrats que nous vous soumettons ;
lorsque vous utilisez nos services et produits ;
lorsque vous vous abonnez à nos newsletters, répondez à nos invitations (conférences, formations, concours,…) ;
lorsque vous nous contactez par les différents canaux mis à votre disposition ;
lorsque vos données sont publiées ou transmises par :
- des tiers autorisés (sociétés appartenant à notre Groupe, partenaires commerciaux, etc.) ; ou
- des fournisseurs professionnels de données ;

Nous veillons à récolter votre consentement explicite pour la collecte de toute donnée qui ne soit pas strictement nécessaire à la bonne exécution d’un contrat qui nous lie à vous (vente de bien ou de service, etc.).

Un certain nombre de données personnelles que nous recueillons vous concernant nous sont indispensables pour pouvoir exécuter nos obligations contractuelles à votre égard. Dans certains cas, la loi nous impose de recueillir certaines informations. Selon le type de données personnelles et les raisons pour lesquelles nous les traitons, il est possible, dans le cas où vous refusez de nous les fournir, que nous ne soyons pas en mesure de satisfaire à nos obligations contractuelles ou, dans des cas extrêmes, de poursuivre nos relations avec vous.

Article 3. À quelles fins vos données sont-elles traitées ?

Nous traitons vos données à caractère personnel à diverses fins. Pour chaque traitement, seules les données pertinentes par rapport à la finalité poursuivie sont traitées.

3.1. De manière générale, nous utilisons vos données à caractère personnel soit :

lorsque nous avons obtenu votre consentement ;
dans le cadre de
l’exécution du contrat ou la prise de mesures précontractuelles ;
afin de respecter toutes les dispositions légales et réglementaires auxquelles nous sommes soumis ; ou
pour des raisons qui relèvent de l’intérêt légitime de O’Naturalis srl. Lorsque nous effectuons ce type de traitement, nous veillons à préserver l’équilibre entre cet intérêt légitime et le respect de votre vie privée.

3.2. Vous trouverez ci-dessous une explication plus concrète de finalités que nous poursuivons :

gestion de vos commandes de produits et/ou services (création d’une commande, gestion des adresses de livraison et facturation, envoi des invitations à payer, bordereaux de livraison et factures, livraison des biens ou exécution des services commandés, etc.) ;
preuve des opérations (par exemple une commande, l’inscription à une newsletter, l’inscription à une visite, une conférence ou une formation, ouverture d’un mandat de domiciliation bancaire, etc.) ;
prévention des abus et des fraudes :
nous traitons et gérons des données de contact et de sécurité (mot de passe, clé d’authentification « second facteur », …) afin de valider, suivre et assurer la sécurité des transactions et communications via nos canaux à distance ;
nous utilisons des cookies de sécurité sur nos sites internet.
fourniture de services et produits en faisant appel à des sous-traitants (par exemple MultiSafepay B.V. pour les transactions sur Internet, bpost pour la distribution) ;
formation de notre personnel grâce aux enregistrements de certains appels téléphoniques à nos collaborateurs et partenaires ;
suivi de nos activités (mesure des ventes, du nombre de rendez-vous, du nombre d’appels, de visites sur notre site internet, d’ouvertures de nos e-mails, …) ;
amélioration de nos produits et services existants (ou en cours de développement) grâce à des enquêtes auprès de clients et non clients, des statistiques, des tests, des commentaires que vous nous adressez directement ou que vous publiez sur nos pages YouTube, Twitter, Facebook… ;
amélioration de la qualité du service individuel à nos clients :
nous procédons à une segmentation des clients afin de leur offrir le service le plus approprié. Cette segmentation intègre notamment les préférences en matière de consommation de produits cosmétiques ;
nous tenons compte de vos préférences concernant les moyens de communication (téléphone, mail…) ;
nous revoyons la fréquence de nos contacts avec vous afin de limiter ceux-ci à un nombre raisonnable ;
marketing direct relatif à des produits d’édition, des services, ou d’autres produits que nous promouvons ou qui sont promus par des sociétés partenaires de O’Naturalis srl.

3.3. Afin de vous proposer des produits et services adaptés,

nous analysons votre comportement dans différents canaux (ouverture des emails, messages sur Messenger, visite de notre site Internet…) afin d’en déduire vos préférences (par exemple le canal le plus utilisé) et d’en tenir compte en personnalisant les informations, pages Internet visitées et publicités en ligne ;
nous analysons vos besoins éventuels par rapport à l’utilisation d’un produit ou service afin d’optimaliser notre offre de produits, services ou contenu ;
nous évaluons votre intérêt pour un produit ou service sur la base de certaines caractéristiques identifiées au sein de la clientèle. Il s’agit notamment du développement de modèles prédictifs qui utilisent les données anonymisées de précédents acheteurs de mêmes produits et services et qui permettent de déterminer les offres qui sont le plus probablement susceptibles de vous intéresser ;
nous améliorons l’utilisation des outils et canaux de communication mis à votre disposition en complétant ou corrigeant automatiquement certaines données en notre possession (prénom, nom, adresse…) et en vous demandant ensuite de les confirmer ;
nous prenons en compte les signaux que vous laissez indirectement concernant un service ou un produit particulier, par exemple lors de la participation à un concours ou un événement en lien avec ledit service ou produit ;
nous vous recontactons si vous effectuez une commande inachevée sur un de nos sites Internet ;
nous vous envoyons des informations personnalisées suite aux traitements décrits ci-dessus.

Article 4. Accès à vos données à caractère personnel et transferts à des tiers

Nous n’autorisons l’accès à vos données à caractère personnel qu’aux seules personnes pour lesquelles cela s’avère nécessaire à l’accomplissement de leur travail, dans le cadre strict des traitements de données définis et ordonnés par O’Naturalis srl.

Nous transmettons vos données à nos collaborateurs, aux sociétés qui nous sont liées et à celles qui font partie du groupe auquel nous appartenons, et ce, uniquement pour les mêmes finalités que celles indiquées sous le point 3. Nous ne transmettons vos données pour utilisation commerciale à des tiers extérieurs à O’Naturalis srl qu’avec votre consentement préalable et explicite.

Pour la réalisation de certaines tâches, nous faisons appel à des partenaires spécialisés qui agissent comme sous-traitants. Nous ne leur fournissons que les informations dont ils ont besoin pour réaliser le service et leur demandons de ne pas utiliser vos données à caractère personnel pour d’autres finalités. Nous mettons toujours tout en oeuvre pour s’assurer que tous ces tiers avec lesquels nous travaillons préservent la confidentialité et la sécurité de vos données. Nous pouvons, par exemple, rendre vos données personnelles accessibles à des tiers qui nous assistent et nous aident à fournir des services informatiques et de stockage (fournisseurs de plateformes, des services d’hébergement, des services de maintenance et de support technique).

En ce qui concerne les transferts internationaux, nous veillons toujours à protéger vos données à caractère personnel au niveau de sécurité exigé par le GDPR. Si nous devons transmettre vos données en dehors de l’Union européenne, dans un pays qui ne garantit pas ce niveau, nous renforçons la sécurité informatique et ajoutons des clauses contractuelles adaptées pour augmenter leur protection. Nous en informons en outre l’Autorité de Protection des Données.

Article 5. Comment protégeons-nous vos données ?

Les restrictions d’accès à vos données, précisées au point 4, limitent l’accès aux seules personnes autorisées, et uniquement dans le cadre de leur mission, dans le cadre strict des finalités des traitements définis par O’Naturalis srl.

Nous avons mis en place des moyens techniques, comme le cryptage de données, la protection de nos réseaux informatiques, une gestion rigoureuse des mots de passe et droits d’accès aux ressources informatiques, des certificats SSL à encryption forte pour nos sites et applications sur Internet. Ces moyens sont évalués et mis à jour sur une base régulière.

Voici également quelques conseils pour sécuriser vos données :

Essayez de toujours utiliser le système d’exploitation le plus récent possible sur votre ordinateur. Changez-en lorsque le fournisseur n’assure plus les mises à jour et le soutien d’un système d’exploitation donné.
Effectuez scrupuleusement toutes les mises à jour (de sécurité) de votre système d’exploitation. Vous pouvez d’ailleurs automatiser la procédure.
Utilisez toujours la version la plus récente de votre navigateur (Chrome, Safari, Internet Explorer, Edge, Firefox, …). Ici aussi, procédez systématiquement à toutes les mises à jour de sécurité.
Assurez-vous qu’un pare-feu soit activé sur votre ordinateur afin de contrôler en permanence les flux d’informations entrants et sortants.
Installez sur votre ordinateur un programme antivirus digne de ce nom. Les virus peuvent sérieusement endommager votre ordinateur. En outre, ils peuvent nuire à la confidentialité de vos données à caractère personnel. Veillez à mettre constamment à jour votre antivirus, de préférence à chaque connexion.
Ne donnez aux virus aucune chance d’atteindre votre ordinateur. Pour acheter en ligne, ne visitez que les sites d’opérateurs connus et fiables. Évitez les sites ou les réseaux qui diffusent illégalement des programmes, de la musique, des films, etc.
Pensez à effectuer régulièrement un scan complet de votre ordinateur avec un antivirus parfaitement à jour.
Sécurisez votre connexion sans fil (WiFi), de préférence au moyen d’une clé WPA2.
Prévoyez un verrouillage automatique du clavier si votre appareil reste inactif pendant quelques secondes, ainsi qu’un code PIN pour le déverrouiller par la suite. N’utilisez pas des termes ou des chiffres trop évidents, combinez suffisamment de chiffres et de lettres…
Ne laissez jamais votre appareil sans surveillance.
Nos sites Internet peuvent parfois contenir des liens vers des sites de tiers (médias sociaux, organisateurs d’événements que nous sponsorisons…) dont les conditions d’utilisation ne tombent pas sous le champ de cette déclaration de confidentialité. Nous vous recommandons par conséquent de lire attentivement leur politique de protection des données à caractère personnel pour savoir comment ils respectent votre vie privée.

Article 6. Vos droits et comment les exercer

Le Règlement pour la Protection des Données définit explicitement vos droits au regard de vos données à caractère personnel vis-à-vis du responsable de traitement (voir le chapitre 3 du GDPR, intitulé « Droits de la Personne Concernée » et, en particulier, les articles 15 à 23) :

6.1. Droit d’accès

Vous avez le droit d’obtenir de O’Naturalis srl la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées par elle. Lorsque O’Naturalis srl traite des données à caractère personnel vous concernant, vous pouvez nous demander :

si nous traitons ou non vos données à caractère personnel ;
dans quels buts nous les traitons ;
quelles catégories de données sont traitées ;
à quelles catégories de destinataires elles sont communiquées ;
l’origine des données traitées ;
quelle est la logique derrière le traitement automatisé de certaines de vos données à caractère personnel.

6.2. Droit de rectification

Si vous constatez que certaines de vos données à caractère personnel sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez nous demander de les rectifier. Dans certains cas bien précis, la loi permet aussi de les faire supprimer ou interdire (voir article 17 du GDPR).

Dans un souci de tenir vos données parfaitement à jour, nous vous prions de nous informer de tout changement (déménagement, changement de numéro de téléphone ou d’adresse e-mail, par exemple).

6.3. Droit à l’effacement, ou à l’oubli

Dans certains cas, Vous avez le droit d’obtenir l’effacement ou la suppression de vos données personnelles. Ceci n’est pas un droit absolu, dans la mesure où nous pouvons être contraints de conserver vos données personnelles pour des motifs légaux ou légitimes.

6.4. Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Cela signifie que nous pourrons uniquement continuer à conserver vos données mais que nous ne pourrons pas les utiliser. Ce droit s’applique dans des circonstances particulières prévues par le RGPD, à savoir :

lorsque Vous contestez l’exactitude des données personnelles que nous traitons Vous concernant. Dans ce cas, notre traitement de vos données personnelles sera limité pendant la durée de vérification de l’exactitude des données ;

lorsque Vous Vous opposez à notre traitement de vos données personnelles aux fins de nos intérêts légitimes. Vous pouvez demander à que les données soient limitées pendant que nous vérifions nos motifs de traitement de vos données personnelles ;

lorsque vos données ont fait l’objet d’un traitement illicite de notre part, mais que Vous préférez que nous limitions leur traitement plutôt que de les effacer ;

lorsque nous n’avons plus besoin de traiter vos données personnelles mais qu’elles nous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice

6.5. Droit d’opposition au traitement de vos données

Vous avez le droit de vous opposer à certains traitements de vos données à caractère personnel que nous souhaiterions effectuer. Vous avez notamment le droit de vous opposer, sans justification, à l’utilisation de vos données à des fins de marketing direct.

Ce droit ne peut cependant s’exercer que dans certaines conditions :

Votre demande doit être datée et signée.

Sauf dans le cas de l’opposition au marketing direct, vous devez avoir des raisons sérieuses et légitimes tenant à votre situation particulière pour vous opposer à ce que le traitement ait lieu. En cas d’opposition justifiée, le traitement en question ne pourra plus porter sur ces données.

Cependant, vous ne pouvez pas vous opposer à un traitement nécessaire :

à l’exécution d’un contrat conclu avec vous ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à votre demande; ou
au respect de toute disposition légale ou réglementaire à laquelle le responsable de traitement serait soumis.

Même lorsque nous disposons du droit de traiter vos données à caractère personnel, nous vous demanderons un consentement spécifique en vue de l’utilisation du courrier électronique (email, sms, …) à des fins de publicité.

En ce qui concerne l’envoi de messages commerciaux par SMS ou e-mail sur des produits sans lien avec ceux déjà en votre possession, nous demandons systématiquement votre consentement explicite. Vous pouvez à tout moment modifier votre décision en réagissant aux SMS ou e-mails envoyés.

Vous pouvez également vous opposer à tout moment à la communication de propositions commerciales par voie postale ou téléphonique.

Nous nous réservons cependant le droit de continuer à vous contacter par voie électronique, téléphonique postale, ou par tout autre moyen, dans le cadre de l’exécution de votre contrat ou si la loi nous oblige à le faire.

6.6. Droit au retrait du consentement

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles une fois que vous l’avez donné.

6.7. Comment exercer vos droits ?

Toute demande doit être adressée par courrier écrit, daté et signé, adressé à :

O’Naturalis srl
Haute Levée 19A
4970 Stavelot (Belgique)

Ou par email à l’adresse : privacy@onaturalis.bio

Dans le cas d’une demande formulée par e-mail, il est possible, selon les cas, que O’Naturalis srl vous demande des compléments d’information par voie postale.

En cas de conflit concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter l’Autorité de Protection des Données afin de soumettre une demande de médiation ou de déposer plainte :

Autorité de protection des Données
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles (Belgique)
Tél. : +32 (0)2 274 48 00
E-mail : contact@apd-gba.be
Site Internet : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.

Article 7. Durée de conservation de vos données à caractère personnel

De manière générale, nous ne conservons vos données à caractère personnel que le temps nécessaire au traitement pour lequel elles ont été collectées.

Dans le cas d’une commande de bien ou de service, vos données sont conservées, à des fins de preuve et de marketing, deux ans à dater de la fin de l’exécution du contrat. Les données relatives aux prospects sont conservées un an maximum, selon le cycle du projet pour lequel elles ont été collectées.

Au terme de cette période de rétention, vos données sont effacées de nos systèmes de traitement.

Vos données peuvent toutefois être archivées pour une plus longue période pour répondre à nos obligations légales (par exemple, pour satisfaire à nos obligations comptables et fiscales) , pour des besoins de preuve en justice, à votre demande dans le cadre de l’exercice de vos droits en matière de limitation de traitement, pour des besoins de contrôle par une instance autorisée (par exemple l’autorité fiscale, l’Autorité de Protection des Données), pour des raisons d’audit interne, … La durée de la période d’archivage varie selon le cas et elle peut parfois être longue. Dans ce cas, vos données ne sont plus accessibles pour les traitements opérationnels et en matière de marketing.

Article 8. Votre utilisation de nos sites internet et de nos applications mobiles

Concernant notre site internet : Si vous n’êtes pas client et que vous visitez un de nos sites Internet, vous acceptez que nous utilisions les données générées dans le cadre de cette visite. Pour plus d’informations, veuillez consulter les conditions générales relatives à l’utilisation de nos sites Internet.

Outre les données que vous nous communiquez volontairement lors de l’utilisation du site, nous utilisons les moyens technologiques suivants pour récolter des données :

Article 9. Cookies

Un cookie est un petit fichier envoyé par le serveur de notre banque sur le disque dur de votre ordinateur, tablette ou smartphone qui permet d’identifier votre appareil de navigation.

Nous utilisons notamment des cookies fonctionnels et de confort. Pour en savoir plus, nous vous invitons à lire notre politique en matière de cookies.

Autres moyens technologiques

Outre les cookies, nous utilisons parfois d’autres moyens technologiques à des fins statistiques. C’est ainsi que des web beacons ou action tags comptent le nombre de visiteurs qui se sont rendus sur notre site Internet ou nos applications après avoir vu notre publicité sur le site d’un tiers. Ces balises ont pour seul but d’évaluer le succès de nos campagnes publicitaires et non d’accéder à vos données à caractère personnel.

Article 10. Comment rester au courant des modifications apportées à cette déclaration de confidentialité ?

Dans un monde qui change et où les technologies évoluent sans cesse, cette déclaration de confidentialité peut être sujette à modifications. Nous vous invitons à consulter la dernière version en ligne de cette déclaration et nous vous informerons par nos canaux de communication habituels de toute modification.

Dernière mise à jour : 14 mars 2022

Article 11. Coordonnées du responsable de traitement des données :

O’Naturalis srl
Rue Henri Massange 12
4970 Stavelot (Belgique)
No d’entreprise : BE0782.698.344
Tél. : +32 80 770 422
E-mail : privacy@onaturalis.bio

[1] L’adresse IP est le numéro qui identifie tout ordinateur qui est connecté à Internet